EndNote 20: Handleiding voor medewerkers

Vanuit een databank kunnen referenties worden geëxporteerd. Het is de meest eenvoudige wijze van invoer. Soms is handmatig invoeren echter de enige mogelijkheid.

Referenties kunnen handmatig worden ingevoerd via:

Belangrijk is dat het Reference Type goed wordt ingesteld; het type bepaalt namelijk de velden die kunnen worden ingevuld. Standaard staat het reference type op "Journal article". Met het pijltje naast  "Journal Article" kan voor een ander reference type worden gekozen.

Met de Tab-toets wordt naar een volgend veld gesprongen. Als alle velden zijn ingevoerd, wordt afgesloten met Save..

 Van belang voor een goede invoer zijn de volgende punten:

• Als er meerdere auteurs zijn bij een publicatie, voer dan elke auteur op een aparte regel in
• Zet voorvoegsels vóór de achternamen: Van der Geest, G.H.
• Zet bij een instituut als auteur (bv. Sociaal en Cultureel Planbureau) een komma op het eind en gebruik in de naam zelf geen komma's.
• Gebruik het DOI-veld om de Digital Object Identifier (een uniek en persistent nummer ter identificatie van elektronische documenten) op te nemen
• Gebruik het URL-veld om een link op te nemen naar een elektronische versie van de publicatie
• Gebruik het veld File Attachments om te linken naar de PDF-versie .

In veel zoeksystemen/databanken is het mogelijk het zoekresultaat direct te exporteren naar EndNote. Het is de meest makkelijke manier om referenties over te nemen. Bij wetenschappelijke databases kan vaak zonder tussenstappen direct worden geëxporteerd. Bij niet-wetenschappelijke databases is vaak een extra stap, tussentijdse opslag, vereist.

Voorbeeld van een databank met een directe exportfunctie:.

Academic Search Premier (een link naar deze databank kun je vinden op de website van het Mediacentrum).

Kies voor export aan de rechterkant van de referentie 

en kies daarna voor Direct export in Ris Format (Endnote)

Er wordt een file gedownload. Door het openen van deze file wordt Endnote opgestart en de gegevens worden overgenomen. De nieuw referentie is apart zichtbaar bij Imported references.

PDF's die je hebt opgeslagen op je computer kun je overzetten naar je library zonder dat de referentie al in EndNote aanwezig is. EndNote zoekt de gegevens van de referentie er namelijk bij met behulp van de Digital Object Identifier (DOI); een uniek nummer dat in veel elektronische publicaties is opgenomen. Wanneer er geen DOI beschikbaar is dan zullen de gegevens van de referentie handmatig moeten worden toegevoegd aan de PDF in EndNote

Het importeren van gegevens vanuit PDF's gaat als volgt:

• Klik  in EndNote op File - Import - File
• Kies als Import Option PDF
• Kies bij Import File het bestand op je computer
• Klik op Import
   

Meerdere PDF's tegelijk in een library opnemen kan via File - Import - Folder.

Via Edit - Preferences - PDF handling kan worden ingesteld dat EndNote een bepaalde folder bijhoudt. Als daarin nieuwe PDF's worden neergezet, importeert EndNote die in de library. Zet een vinkje voor Enable automatic importing en kies de directory met PDF's die bijgehouden moet worden.

Op verschillende manieren kan de fulltext van een referentie worden benaderd/toegevoegd:

1. in het veld URL met de link naar de fulltext (vaak komt de link mee als referenties worden geëxporteerd)

2. in het veld File Attachments door het toevoegen van een file (PDF, Word, Excel etc.) 

3. via find fulltext  zoeken op internet. Selecteer hiervoor de referentie(s) waarvan de fulltext ontbreekt. Aan de linkerkant wordt het resultaat getoond. Indien beschikbaar wordt de PDF aan de referentie gekoppeld  (herkenbaar aan het paperclip-icoontje).